Gebruikershandleiding schrijven


handleiding maken

U wilt een gebruikershandleiding schrijven?

Vraagt u zich dan het volgende af:

  • Voor wie schrijf ik mijn gebruikershandleiding?
  • Hoe zorg ik voor een goede gebruikershandleiding?
  • Hoe pas ik technisch taalgebruik toe?

Uw gebruikershandleiding uitbesteden?

Vraag hier een offerte aan >

Gebruikershandleiding schrijven? Doelgroep kennen!

Wilt u een duidelijke gebruikershandleiding schrijven? Dat is het van groot belang dat u uw doelgroep kent. Iedere persoon heeft zijn eigen karaktereigenschappen. Daarnaast kunnen personen ingedeeld worden in groepen op basis van bijvoorbeeld geslacht, opleidingsniveau en leeftijd. Elke onderverdeling vraagt om een bepaalde wijze van benaderen. Sluit uw handleiding niet goed aan bij uw doelgroep? Dan bereikt deze niet zijn doel, of in het gunstigste geval in mindere mate.
Het kennen van de doelgroep is dus essentieel voor het maken van een duidelijke gebruikershandleiding. Wie moet de handleiding gebruiken? Is dat de koper van een product of een installateur van een machine? Moet de gebruiker eigenhandig een alarmsysteem kunnen bedienen in zijn appartementencomplex of heeft hij uitleg nodig over hoe hij een medisch apparaat moet gebruiken? Onder aan deze pagina worden een aantal veelvoorkomende groepen gebruikers genoemd.

Goede gebruikershandleiding

Een goed imago heeft de gebruikershandleiding over het algemeen niet. Moeilijk, verwarrend en saai, zijn veelgehoorde klachten. Ook beantwoorden gebruikershandleidingen lang niet altijd de vraag van de gebruiker. Het is dus van belang u goed te verdiepen in uw doelgroep, het product, de regelgeving waarmee u te maken krijgt, enzovoort. Er zijn een aantal basisregels. Ten eerste met betrekking tot afbeeldingen. Maak deze niet te klein en zet er niet te veel nummers is. Daarnaast moeten product en plaatjes overeenkomen. Ten tweede wil de eindgebruiker graag bevestigd zien dat hij het juist heeft gedaan. Ten derde is het ‘not done’ om steeds de pagina om of terug te moeten slaan. Bij het schrijven van een gebruikershandleiding is het altijd belangrijk om u te realiseren dat de doelgroep zich bij het lezen ervan niet dom wil voelen.

Hoe pas ik technisch taalgebruik toe?

Het belang van een gebruikershandleiding die past bij de doelgroep is hierboven uitgebreid besproken. Eenduidigheid in taal is een ander essentieel onderdeel van een handleiding. Zo is het Simplified Technical English (STE) de laatste jaren enorm in opkomst. Deze ‘taal’ komt uit de vliegtuigindustrie. Vliegtuigfabriek Fokker is voor een groot deel verantwoordelijk voor de ontwikkeling ervan. De bedoeling van Simplified Technical English is om delen van zinnen en woorden uit te sluiten die moeilijk zijn voor de doelgroep. Fokker wilde met het STE dubbelzinnigheid uitsluiten met het uitganspunt dat een woord maar één ding kan betekenen. Bijvoorbeeld: ‘turn off engines not required.’ De een zal dit lezen als: ‘turning off the engines is not required at all’, terwijl de ander denkt dat het betekent: ‘turn off the engines that are not required’. Om misverstanden – die enorme gevolgen kunnen hebben – te voorkomen, stelde Fokker de standaardtaal op. Ondertussen bevat deze taal talloze zinnen en woorden.


Weet voor wie u schrijft!

Enkele veel voorkomende doelgroepen

Consument

De doelgroep consumenten is zeer gevarieerd. De verschillen tussen consumenten zijn namelijk aanzienlijk. U kunt zich voorstellen dat de jongere generatie de gebruikershandleiding ook op internet wil bekijken. Ouderen hebben weer meer behoefte aan grote letters. Bij hen is de behoefte aan online raadpleging veel minder groot. Naast deze verschillen is het belangrijk om u af te vragen: is de handleiding enkel om het product te bedienen of uit te leggen hoe het ingesteld moet worden, of moeten de gebruikers het product ook deels of volledig in elkaar zetten?

Eindgebruiker

Tussen eindgebruikers kan er een groot verschil bestaan in opleidingsniveau. Stel je bijvoorbeeld een fabrieksarbeider aan een lopende band voor of iemand die een levensreddend apparaat in het ziekenhuis bedient. Ook zien we dat het gebruik heel verschillend kan zijn. Wordt een apparaat bijvoorbeeld gebruikt in een cleanroom waar geen normaal papier mag worden gebruikt, dus ook niet voor een handleiding? Of juist in een pand waar ook vet en olie worden gebruikt? Dit zijn allemaal zaken waar u rekening mee moet houden.

Installateur

Een kenmerk van een installateur is dat deze vaak visueel denkt. Het gebruik van bijvoorbeeld elektrische schema’s is hem niet vreemd. Wat betreft opleidingsniveau: dit is meestal lager of middelbaar beroepsonderwijs. Het gebeurt regelmatig dat installateurs voor grote projecten uit de hele wereld komen. Dit betekent dat de gebruikershandleidingen hiervoor in meerdere talen opgesteld moeten worden.


Wilt u ook uw handleiding door ons laten maken?

Vraag direct een offerte aan >

Heeft u vragen omtrent onze diensten? Wij beantwoorden uw vragen graag persoonlijk.